La gestión del tiempo es una de esas habilidades que todos damos por sentado. ¿Quién no sabe mirar un reloj y calcular cuánto tiempo le puede tomar una tarea o actividad? Sin embargo, en la práctica esto no es tan sencillo como parece.

Solemos carecer de la suficiente precisión para agendar nuestras actividades. Creemos que una de ellas nos tomará cierto tiempo, pero terminamos excediendo ese plazo que nosotros mismos nos pusimos.

Por eso, al final del día, generalmente, nos falta tiempo para realizar todo lo que queremos o debemos hacer. Es entonces cuando decimos que “el tiempo vuela”. Parece que anduviera más rápido de lo que pensamos.

Tampoco contamos con que existen factores que no podemos controlar que pueden echar al traste nuestra agenda perfecta. Una reunión con el jefe de última hora o un impensado tráfico son algunos de ellos.

Sin embargo, saber manejar el tiempo es clave. Por eso, aquí te damos algunas claves para que puedas mejorar la gestión de este importante recurso. Y para que veas resultados concretos de esto en tu vida cotidiana.

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¿Qué Es La Gestión Del Tiempo?

Al tener una buena gestión del tiempo eres más productivo

Al tener una buena gestión del tiempo eres más productivo – Hyenuk Chu | Foto: Unsplash

La gestión del tiempo, como ya lo mencionamos, consiste en manejar de la forma más acertada posible este recurso. Un recurso que, entre otras cosas, es finito. Aunque no seamos conscientes de esto, todos tenemos un tiempo de vida limitado.

Sin embargo, en el día a día si podemos optimizarlo. Es decir, usarlo de la mejor forma posible para hacer todo lo que debemos o queremos hacer. Y para hacerlo, incluso, sin afanes.

Porque gestionar el tiempo no se trata de andar corriendo de un lado para el otro haciendo diferentes actividades. Se trata de hacerlas todas sin que eso signifique un esfuerzo extra.

Por eso es que dijimos que, aunque esta debería ser una habilidad natural, al parecer hay que aprenderla. Solo de esta forma podremos comprender la importancia que tienen el tiempo y su gestión en nuestras rutinas.

Pero, honestamente ¿cuál es el fin que se busca al gestionar mejor el tiempo? Básicamente, la respuesta se puede resumir en los tres conceptos que exponemos a continuación:

¿Cuál Es El Objetivo De Gestionar El Tiempo?

En primer lugar, gestionar el tiempo nos ayuda a ser más productivos. Este concepto suele usarse en el ámbito empresarial, pero también puede aplicarse al ámbito personal. ¿A qué se refiere?

A la posibilidad que todos tenemos de hacer más, con más calidad y en menos tiempo. Por ejemplo, puedes tardarte un día entero ordenando tu cuarto, si lo prefieres. O demorarte solo dos horas, si logras concentrarte mejor en ese oficio.

Como consecuencia, al liberar ese espacio de tiempo, puedes hacer más actividades. Así que, si solo tardas dos horas en arreglar tu cuarto, es más probable que luego puedas salir a reunirte con tus amigos.

Finalmente, existe otro objetivo clave relacionado con la gestión del tiempo. Este es la posibilidad que te da de dejar de aplazar planes. Usualmente, dejas de hacer algo porque debes hacer algo más importante.

Pero si aprendes a gestionar el tiempo, descubrirás que puedes hacerlo todo, sin excepción. Y que, además, tienes la posibilidad de disfrutar realmente de cada uno de esos momentos.

Ejemplos De Gestión Del Tiempo

Gestión del tiempo es hacer todo lo que quieres y debes y hasta más cada vez mejor

Gestión del tiempo es hacer todo lo que quieres y debes y hasta más cada vez mejor – Hyenuk Chu | Foto: Unsplash

Para explicártelo mejor, veamos algunos ejemplos. Supongamos que te gusta hacer ejercicio en las mañanas, pero también debes salir temprano a trabajar. El problema es que odias madrugar.

Entonces, tienes varias alternativas. La más fácil es no madrugar, quedarte durmiendo y luego salir a trabajar. Una decisión que significa no hacer ejercicio, con las consecuencias que eso trae para la salud.

Otra alternativa es levantarte temprano, hacer ejercicio y, además, salir a trabajar a tiempo. De esta forma puedes realizar dos actividades importantes para ti sin que tengas que sacrificar una por la otra.

¿Cuál de los anteriores casos crees que se asocia con una mejor gestión del tiempo? La respuesta es: el segundo. Básicamente, porque estás haciendo más, mejor y aprovechando mejor el tiempo que en el primer caso.

Porque, en primer lugar, estás venciendo la pereza. En segundo lugar, estás haciendo ejercicio y esto es bueno para la salud. Y, en tercer lugar, estás saliendo a trabajar a tiempo. A esto es a lo que le llamamos productividad personal.

¿Cuáles Son Los 5 Elementos Clave De La Gestión Del Tiempo?

Pero ¿cuál es la mejor forma de llevar lo anterior a la práctica? Básicamente, es necesario tener en cuenta estos cinco elementos clave al momento de diseñar una estrategia propia de gestión del tiempo:

1. Actividades a realizar: es necesario considerar todo lo que debemos hacer en un día, una semana o un mes. Aquí es clave incluir desde las tareas rutinarias, como sacar al perro al parque o la siesta, hasta las más transcendentales.

2. Tiempos y plazos: igualmente, es clave tener en cuenta qué tiempo toman esas tareas. Y cuál es el plazo que tenemos para cumplir otras, pues muchas nos exigen tiempos preestablecidos o determinados.

3. Recursos: es imprescindible analizar si contamos con los recursos necesarios para realizar cada tarea. Porque, por ejemplo, si queremos montar en bicicleta, pero no tenemos la bicicleta, claramente esa tarea no se cumplirá.

4. Obstáculos: de la misma forma, debemos analizar si exista algo que nos impida gestionar nuestro tiempo. Las obligaciones que tenemos con los demás entran a jugar un rol importante aquí.

5. Metas: finalmente, es vital considerar nuestras metas porque, finalmente, la gestión del tiempo nos debe llevar a ellas. Y porque siempre que actuemos debemos hacerlo con un propósito, más allá de realizar una simple actividad.

8 Tips Para Mejorar La Gestión Del Tiempo

Para lograr una óptima gestión del tiempo, primero pon todo lo que debes hacer en una gran "canasta"

Para lograr una óptima gestión del tiempo, primero pon todo lo que debes hacer en una gran «canasta» – Hyenuk Chu | Foto: Unsplash

Teniendo claro lo anterior, y si eres un pequeño desastre manejando tu tiempo, sigue estos tips. Te ayudarán a organizarte mejor, ser más productivo y construir paso a paso tus metas más ambiciosas:

1. Pon todo en una canasta: imagina que incluyes en una cesta todas las actividades que debes hacer al día, la semana y el mes. Estas deben corresponder a tu ámbito personal, familiar, laboral, financiero, etc. Puedes hacer una lista. No dejes nada por fuera porque este es el principal insumo que necesitas para empezar a organizarte. Un verbo clave cuando se habla de la correcta gestión del tiempo.

2. Haz un embudo: ahora, clasifica lo que debes hacer por día, semana o mes. Esto es importante porque hay actividades que se repiten con frecuencia, como hacer ejercicio. Sin embargo, hay otras que pueden hacerse cada siete días, como lavar el carro o hacer las compras para el hogar. Y otras que, incluso, se hacen en periodos de tiempo más espaciados, como rebalancear tu portafolio de inversiones.

3. Cierra el embudo: cumplido el paso anterior, clasifica las actividades por hora o momento del día. ¿A qué hora harás ejercicio, compartirás con tu familia o tu mascota o te encargarás de otros asuntos personales? Sé lo más específico que puedas porque, de esta forma, te quedará más fácil organizarte. E, incluso, será más sencillo hacer cambios si se te atraviesa uno de esos factores sorpresa que no puedes controlar que te mencionamos al principio.

4. ¿Hay algo aplazable?: en la anterior clasificación identifica si hay actividades que no son aplazables de las que sí lo son. Por ejemplo, tal vez una cita médica sea de obligatorio cumplimiento, mientras que con tus amigos puedes verte otro día. Esto no solo es útil para establecer prioridades, sino para que puedas hacer cambios en tu agenda cuando vuelvan a aparecer los factores sorpresa. De esta forma, esos factores no significarán un trauma para tu organizado cronograma.

5. ¿Estamos hablando de tus metas?: si algunas de esas actividades que tienes que hacer periódicamente están relacionadas con una meta, lleva un control. Así puedes saber si estás cumpliendo con lo que te prometiste hacer para llegar a ese objetivo. O, por el contrario, puedes identificar si has aplazado una actividad que resulta vital para alcanzar esa meta. Por ejemplo, si quieres entrenar para participar en una competición deportiva, ese cálculo te servirá si en realidad entrenaste lo suficiente y estás listo o no.

Tip sobre gestión del tiempo

Tip sobre gestión del tiempo – Hyenuk Chu

6. Ayúdate con la tecnología: existen herramientas de fácil acceso y uso que te pueden servir para establecer metas, cronogramas de trabajo y hacer seguimiento a tus objetivos. Asana es una de ellas, pero también puedes acceder a otras como la Técnica Pomodoro o el método Kanban. Las puedes usar desde tu computador personal o descargar las aplicaciones en tu smartphone. Y hacer ajustes cuando lo requieras, en caso de que se te vayan acumulando las tareas pendientes.

7. El tiempo no es un asunto fijo: en medio de este proceso, puedes hacer los cambios que sean necesarios. Especialmente, porque los factores sorpresa no avisan y pueden hacerte cambiar de planes. Lo importante es que no desplaces una actividad o la olvides por completo. Si no pudiste hacerla hoy, encuéntrale un espacio, especialmente si se trata de algo prioritario. Esta es otra de las habilidades que se debe perfeccionar cuando se habla de gestión del tiempo.

8. Comparte la responsabilidad: finalmente, es importante que reconozcas que, tal vez, no puedes hacerlo todo solo. Entonces, si cuentas con un equipo de trabajo, apóyate en él para realizar ciertas actividades. Lo mismo aplica para la familia o la pareja. De esta forma, es posible que tu cronograma de actividades se aliviane. Y que, como consecuencia, encuentres los momentos que necesitas en el día que puedas dedicarte a temas más urgentes o prioritarios. Ahora, comparte tu opinión:

  1. ¿Qué tan bueno te consideras en la gestión del tiempo?
  2. ¿Cuál es el mayor obstáculo o reto que encuentras en ese sentido?
  3. De los anteriores tips, ¿cuál es el que más aplicas?¿Te sirve en realidad?

Si te ha gustado el post, te agradezco que me ayudes a compartirlo en tus redes sociales. 😉🙏

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